AIで営業メールを自動化したら返信率が3倍になった話

営業メールを1通ずつ手で書いていた頃、週に送れるのはせいぜい20通だった。文面を考えて、相手の情報を調べて、名前を差し替えて、送信して、返信が来なければフォローアップ——この繰り返しが地味にきつい。

AIを使い始めてから、週50通以上送れるようになった。しかも返信率が上がった。理由は単純で、1通あたりに使える「考える時間」が増えたからだ。

自分がやっている方法を3つに分けて書く。

ChatGPTで文面のたたき台を作る

営業メールで一番時間がかかるのは、最初の1行を書き出すところだ。「お世話になっております」の後に何を書くか。ここで手が止まる。

ChatGPTに渡すプロンプトはこんな感じにしている。

以下の条件で営業メールを書いてください。
- 送り先：{業種}の{役職}
- 提案内容：{サービス概要}
- トーン：丁寧だが堅すぎない
- 文字数：300文字以内
- 相手のメリットを冒頭に書く

ポイントは「相手のメリットを冒頭に書く」の指定。AIに任せると自己紹介から始めがちだが、忙しい人が読むメールは冒頭3行で判断される。自社の実績よりも「あなたにとってどう得か」が先に来るべきだ。

出力をそのまま送ることはない。必ず相手の会社名やサービス名を調べて、具体的な一文を手で足す。「御社の〇〇ページを拝見して」のような一言があるだけで、テンプレ感が消える。

この方法で文面作成の時間は1通あたり15分から3分に減った。

スプレッドシート＋GASで送信リストを管理する

送信先をGoogleスプレッドシートで管理し、GASでGmail送信を自動化している。

シートの構成はシンプルにしている。

会社名	担当者名	メールアドレス	業種	送信日	ステータス
A社	田中様	tanaka@...	飲食	4/1	送信済
B社	鈴木様	suzuki@...	IT	—	未送信

GASのスクリプトは、ステータスが「未送信」の行を1日5件ずつ処理する。テンプレートに会社名と担当者名を差し込んで送信し、ステータスを「送信済」に更新する。1日の送信数を制限しているのは、Gmailの送信上限に引っかからないようにするためと、一度に大量送信するとスパム判定されるリスクがあるためだ。

GASのコードは30行程度で書ける。以前の記事「GASで始める業務自動化」で基本的な書き方をまとめているので、GAS自体が初めてならそちらから読むといい。

フォローアップを仕組み化する

営業メールは1通で返信が来ることのほうが少ない。体感では、返信の半分以上が2通目以降のフォローアップから来る。

ただ、フォローアップのタイミングを人力で管理すると漏れる。送信日から3日後にリマインドする仕組みをGASで組んでいる。

やっていることは単純だ。ステータスが「送信済」で、送信日から3日経過していて、まだフォローアップしていない行をフィルタして、フォロー用のテンプレートで再送する。フォローアップのテンプレートもChatGPTで作るが、初回メールとは切り口を変える。初回が「サービス紹介」なら、フォローは「事例紹介」や「無料相談の案内」にする。

この3日後フォローを入れたことで、返信率が体感で2〜3倍に上がった。返信しようと思っていたけど忘れていた、という人が意外と多い。

やってみて感じたこと

自動化で浮いた時間は「メールの中身を磨く時間」に使うのが正解だった。送信数を増やすことだけに使うと、質が落ちて逆効果になる。

自分の場合、週50通のうち実際に返信があるのは5〜8通。返信率10〜15%は営業メールとしては悪くない数字だと思っている。AIを使う前は週20通で返信2通程度だったので、作業時間は減って成果は増えた計算になる。

営業メールに限らず、「定型だけど毎回微妙に違う」作業はAI自動化と相性がいい。メール対応の自動化全般も参考にしてほしい。もし自社の営業メールや顧客対応の自動化を検討しているなら、具体的な設計から実装までお手伝いできるので気軽に相談してほしい。